Автоматизация бизнес-процессов: от заявок до отчётов
Автоматизируем заявки, согласования, документы, интеграции и отчёты. Сначала описываем и упрощаем процесс, затем настраиваем. От 2 недель на один процесс.
Автоматизация бизнес-процессов: убираем ручную рутину
Автоматизировать можно то, что повторяется: приём заявок, согласование, подготовку документов, передачу данных между системами, регулярные отчёты. Люди перестают переписывать одно и то же из таблицы в таблицу, а ошибки на стыках между отделами уходят.
Но автоматизация сломанного процесса даёт сломанный процесс, только быстрее. Поэтому мы сначала описываем, как процесс идёт сейчас, убираем лишние шаги и только потом решаем, что и чем автоматизировать. Работу ведёт Артур Куприянов, основатель Neuron Group. Формат онлайн.
Признаки, что пора автоматизировать
Одно и то же вносят дважды
Данные из заявки переписывают в таблицу, из таблицы в учётную систему, оттуда в документ. Каждый перенос - время и риск опечатки.
Всё держится на одном человеке
Знает, как проходит заявка до оплаты, один сотрудник. Он в отпуске - процесс стоит.
Задачи теряются между отделами
Продажи передали заказ, а производство или бухгалтерия узнали о нём через два дня и по телефону.
Отчёт собирают вручную
Раз в неделю или месяц кто-то часами сводит цифры из разных файлов, и к моменту готовности они уже устарели.
Согласование идёт в переписке
Договор, счёт или скидку согласуют в мессенджерах, и потом не найти, кто и что одобрил.
Забывают о follow-up и сроках
Напоминания об оплате, продлении, просроченных задачах зависят от памяти людей.
Какие процессы берём в работу
От заявки до оплаты
Заявка приходит в одно место, получает ответственного, по ней готовится счёт, оплата отмечается без ручных сверок.
Согласования
Скидки, договоры, расходы идут по понятному маршруту: кто согласует, в какой срок, что происходит при отказе.
Документы
Договоры, счета и акты собираются из данных сделки, без ручного набора и копирования реквизитов.
Передача между отделами
Заказ переходит от продаж к исполнению, а оттуда к бухгалтерии с готовым набором данных и задачей для следующего.
Отчётность
Отчёты по продажам, деньгам и задачам собираются из ваших данных и приходят в нужное время. Для руководителя - дашборд.
Напоминания и контроль сроков
Система сама напоминает об оплате, просроченной задаче, приближающейся дате и сообщает руководителю, если что-то застряло.
На чём делаем
То, что у вас уже есть
Сначала смотрим, можно ли решить задачу в тех системах, которыми вы пользуетесь. Новый сервис ставим, только если без него не обойтись.
Битрикс24
Если процессы удобно вести в нём - настроим там. Внедрение и миграцию описали на странице про Битрикс24.
1С, Google Sheets и Excel
Подключаем учётные системы и таблицы, чтобы данные шли в обе стороны и не вносились вручную.
n8n и интеграции
Связываем сервисы между собой сценариями: пришла заявка, создалась задача, ушло уведомление, обновилась таблица.
Отчёты и дашборды
Собираем показатели из нескольких источников в один экран, который обновляется сам.
Что делает человек, что система
Фиксируем границу: система выполняет повторяющиеся шаги, а решения, исключения и общение с клиентом остаются за людьми.
Пять шагов от разбора до сопровождения
1. Описываем процесс как есть
Вместе с вами проходим процесс по шагам: кто что делает, где ждёт, где ошибается. Результат - схема на одной странице.
2. Упрощаем
Убираем лишние согласования и дубли. Часто часть проблем уходит уже на этом этапе, без единой настройки.
3. Проектируем автоматизацию
Описываем, как процесс будет работать: что делает система, что человек, какие данные откуда берутся. Согласуем с вами до начала настройки.
4. Настраиваем и проверяем
Собираем сценарии и проверяем на ваших реальных данных, а не на тестовых примерах. Исправляем, пока процесс не проходит от начала до конца.
5. Запускаем и передаём
Обучаем сотрудников, передаём описание и доступы. Договариваемся, кто сопровождает систему после запуска.
Документы и работающие процессы
Описание процесса
Схема и текст: как процесс шёл до автоматизации и как идёт теперь.
Работающая автоматизация
Настроенные сценарии и интеграции, проверенные на реальных данных.
Инструкции для сотрудников
Короткая памятка для каждой роли: что делать самому, а что сделает система.
Порядок сопровождения
Кто следит за работой, куда сообщать о сбоях, как вносить изменения. Сопровождать можем мы или ваш сотрудник, это решаем до запуска.
Что считаем готовым
Прогон на реальном случае
Берём настоящую заявку или документ и проводим по всему процессу. Результат сверяем с тем, как это делали вручную.
Проверка исключений
Смотрим, что будет, если данных не хватает, клиент передумал или сервис не ответил. Процесс не должен молча ломаться.
Приёмка вместе с вами
Процесс принимает тот, кто им пользуется. Пока он не подтвердил, что работает, проект не закрываем.
Соседние услуги
Автоматизация продаж и CRM
Если вопрос именно про отдел продаж и воронку, это отдельная услуга.
Внедрение Битрикс24
Если нужна сама система с настройкой под ваш бизнес, а не отдельный процесс.
Оптимизация бизнес-процессов
Если надо пересобрать процессы и роли целиком, а не автоматизировать один.
Диагностика бизнеса
Если пока непонятно, где главные потери и с чего начинать.
Управленческий учёт
Если не хватает цифр для решений: денег, прибыли, затрат.
AI для бизнеса
Если рутина связана с текстами, звонками и документами, где помогает AI.
Вопросы об автоматизации
С чего начать?
С диагностической встречи, она занимает 45-60 минут. Разберём, какой процесс отнимает больше всего времени, и решим, с него ли начинать.
Сколько это занимает?
От 2 недель на один процесс. Срок проекта с несколькими процессами называем после диагностики.
Сколько стоит?
Зависит от числа процессов и систем. Назовём после диагностики процесса.
Нужно ли менять наши системы?
Не обязательно. Сначала используем то, что у вас есть: таблицы, 1С, Битрикс24. Новый сервис предлагаем, только если иначе задачу не решить.
Что, если процесс у нас не описан?
Это обычная ситуация. Описание процесса - первый шаг работы, мы делаем его вместе с теми, кто процесс выполняет.
Люди потеряют работу?
Автоматизация забирает повторяющиеся шаги. Решения, исключения и общение с клиентами остаются за людьми, и мы заранее фиксируем эту границу.
Кто будет поддерживать систему после запуска?
Договариваемся до старта: сопровождаем мы или ваш сотрудник. В обоих случаях передаём описание, доступы и инструкции.
Что, если что-то сломается?
В описании работы указано, куда сообщать о сбое и кто его исправляет. Критичные места проверяем отдельно ещё на этапе настройки.
Чем это отличается от автоматизации отдела продаж?
Здесь речь о процессах всей компании: документы, согласования, отчётность, передача между отделами. Автоматизация продаж и CRM - отдельная услуга.
Можно ли автоматизировать только часть процесса?
Да, часто так и начинаем: берём самый затратный по времени участок, запускаем, а дальше решаем, идти ли дальше.
Расскажите, что хотите автоматизировать, на бесплатной диагностической встрече.
Обсудим ваш проект?
Оставьте заявку - расскажем детали и предложим план.