Большинство собственников получают отчёты от отдела продаж и не знают что с ними делать. Или смотрят только на итоговую выручку, и пропускают проблемы которые уже съедают деньги. Этот гайд про то какие отчёты нужны, что в них смотреть и как принимать решения по цифрам.
Почему большинство отчётов бесполезны
Типичный отчёт отдела продаж выглядит так: за месяц сделано 342 звонка, проведено 28 встреч, закрыто 11 сделок на 2,4 млн руб.
Вопрос простой: что вы с этим сделаете? Почти ничего. Цифры есть, контекста нет.
Нормальный отчёт отвечает на три вопроса:
- Где прямо сейчас теряются деньги?
- Кто из менеджеров вытягивает, а кто проседает?
- Что менять на следующей неделе?
Если ваши отчёты не дают ответов, они просто съедают ваше время.
Какие отчёты собственник должен видеть каждую неделю
20 отчётов смотреть не надо. Надо смотреть правильные. Минимальный набор ниже.
1. Отчёт по воронке продаж
Самый важный. Видно сколько лидов на каждом этапе и сколько переходит дальше.
Что смотреть:
- Общий объём лидов в работе
- Конверсию между этапами
- Где скапливается стопор, этап с горой лидов и минимальным выходом
Если на этапе «Коммерческое предложение» зависло 40 лидов больше 14 дней, это не клиенты думают. Это менеджеры не дожимают. Подробнее о том как читать воронку продаж.
2. Отчёт по менеджерам
Сравнение показателей каждого менеджера. Не чтобы наказать, а чтобы понять что работает.
Ключевые KPI менеджера для сравнения:
- Конверсия из лида в сделку
- Средний чек
- Средний цикл сделки
- Количество новых контактов за период
Если один закрывает 20% лидов, а другой 7%, это не везение. Один что-то делает правильно, второй нет. Задача: найти что именно и масштабировать на всех.
3. Отчёт по причинам отказов
Самый недооценённый. В большинстве компаний его просто не ведут, и каждый месяц повторяют одни и те же ошибки.
Что внутри: топ-5 причин почему клиенты отказали за период. «Дорого», «нашли другого поставщика», «не вовремя», «не подошло по условиям».
Если «дорого» встречается чаще 30% случаев, проблема не в цене. Проблема в том что менеджеры не доносят ценность. Это задача для работы над скриптами.
4. Отчёт по скорости работы
Время от заявки до первого контакта. Время от КП до следующего касания. Среднее время закрытия сделки.
Если до первого ответа в среднем 4 часа, половина лидов к моменту вашего звонка уже общается с конкурентами. Один этот показатель может объяснить половину проблем с конверсией.
5. Отчёт по pipeline
Прогноз на следующий месяц. Сколько денег сейчас в работе, с какой вероятностью закроются.
Это не гадание, это управление ресурсами. Pipeline пустой, надо срочно заливать лиды. Pipeline переполнен, менеджеры не справляются и часть лидов сгорает.
Как правильно читать CRM-метрики
Цифры в CRM умеют обманывать. Три типичные ловушки.
Ловушка 1: смотреть на количество звонков, а не на качество
300 звонков в месяц звучит солидно. Но если 250 из них, это попытки дозвониться до тех кто уже сказал «нет», это не работа, а имитация.
Смотрите на конверсию, а не на активность.
Ловушка 2: выручка растёт, а вы теряете
Выручка выросла на 15%, средний чек упал на 20%. Значит вы продаёте больше дешёвых сделок и теряете на марже. Средний чек всегда смотрите вместе с выручкой.
Ловушка 3: планы выполняются, а база сгорает
Менеджеры делают план за счёт горячих лидов и забивают на тех кто думает. База тех кто мог бы купить через 3-6 месяцев тихо умирает. Смотрите на количество активных лидов в работе, оно должно расти или хотя бы не падать.
Как выстроить систему отчётности
Нормальная система отчётности, это не гора таблиц. Это три уровня:
Каждый день (5 минут): сколько новых лидов, вчерашняя конверсия, просроченные задачи. Смотрит РОП.
Каждую неделю (30 минут): воронка по менеджерам, причины отказов, прогноз по pipeline. Смотрите вы как собственник.
Каждый месяц (1-2 часа): полный разбор показателей, сравнение с прошлым периодом, корректировка планов.
Если вы сейчас смотрите отчёты раз в месяц и только на итоговую выручку, вы рулите по заднему зеркалу. Проблемы видны только когда уже поздно что-то менять.
Что делать если отчётов нет или толку от них ноль
Первый шаг, аудит отдела продаж. Он покажет какие данные вообще собираются, в каком виде и можно ли им доверять.
Второй шаг, настройка CRM. Отчёты не бывают лучше данных которые в неё вносят. Если менеджеры не заполняют поля, никакая аналитика не спасёт.
Третий шаг, регламенты по ведению CRM. Что заполнять обязательно, когда и в каком формате.
Итог: три вопроса к каждому отчёту
Любой отчёт прогоняйте через три фильтра:
- Где прямо сейчас теряются деньги? Этап воронки, конкретный менеджер, тип лида
- Что менять на следующей неделе? Конкретное действие, не общие слова
- Как мы поймём что стало лучше? Метрика которая сдвинется
Если отчёт не даёт ответов, он не нужен. Хотите выстроить систему продаж где цифры помогают принимать решения, запишитесь на бесплатную диагностику.
Заказать под ключ
Если статья показала, что задача больше, чем можно решить своими силами, - готовые услуги под ключ от Neuron Group: