Собственник малого бизнеса обычно узнаёт о нехватке денег в день платежа: зарплата завтра, аренда послезавтра, а клиент перенёс оплату на следующую неделю. Платёжный календарь - это план поступлений и выплат по датам, который показывает остаток денег на каждую неделю вперёд, в нашем шаблоне на 13 недель, то есть на квартал. Он отвечает на один вопрос: хватит ли денег на ближайшие недели. В статье разбираю, как устроен наш шаблон в Excel, как заполнить его за час и как вести раз в неделю без бухгалтера.
Календарь собирает все известные поступления и выплаты по неделям и считает остаток на конец каждой недели. Бесплатный шаблон ниже рассчитан на 13 недель и подсвечивает опасные недели цветом. Вести его может сам собственник или офис-менеджер: хватает 20-30 минут в неделю.
Где скачать шаблон платёжного календаря в Excel бесплатно?
Шаблон лежит по прямой ссылке: скачать шаблон платёжного календаря в Excel. В файле пять листов: "Как пользоваться", "Календарь", "Настройки", "Статьи" и "Платежи". Горизонт планирования - 13 недель. Файл работает в Excel, а ещё открывается в Google Таблицах и LibreOffice.
Чтобы платёжный календарь скачать в Excel бесплатно и сразу начать работу, этого файла достаточно. Начните с листа "Как пользоваться": там коротко описан порядок заполнения. Дальше по статье я разбираю каждый лист, так что шаблон можно настроить под себя, даже если с такими таблицами вы раньше не работали.
Что такое платёжный календарь простыми словами?
Платёжный календарь простыми словами - это расписание денег компании. В нём по датам стоят ожидаемые поступления от клиентов и обязательные выплаты: аренда, зарплата, налоги, поставщики. Для каждой недели таблица считает остаток на начало и конец. Главный вопрос, на который отвечает календарь: хватит ли денег на ближайшие недели.
В классическом виде это таблица, где по дням расписаны деньги на счетах и в кассе на начало дня, поступления и траты за день и остаток на конец дня [1]. Платёжный календарь предприятия показывает остаток денежных средств на любую заданную дату, а разрыв отображается отрицательным числом, поэтому меры можно принять заранее [6]. Для собственника малого и среднего бизнеса в этом и смысл: увидеть минус за несколько недель до того, как он наступит, и успеть договориться с поставщиком или клиентом.
Кассовый разрыв возникает из-за разницы во времени между поступлениями и расходами: на счетах нет денег для срочных платежей, даже если компания в целом прибыльна [4]. Причины и порядок действий подробно разобраны в статье кассовый разрыв: что это и что делать собственнику. Среди причин разрывов называют отсутствие контроля дебиторской задолженности и отсутствие календаря [10]. Поэтому я советую начинать с календаря. Бесплатного шаблона хватит, ни программа, ни штатный финансист не нужны.
Чем платёжный календарь отличается от БДДС и бюджета?
Календарь отвечает на вопрос "когда": в какую неделю деньги придут и уйдут и каким будет остаток. БДДС показывает, сколько денег пройдёт по каждой статье за месяц и квартал. Бюджет отвечает на вопрос, будет ли у компании прибыль. Календарь тактический, БДДС укрупнённый и стратегический [7].
| Инструмент | Что планирует | Горизонт и шаг | Главный вопрос |
|---|---|---|---|
| Платёжный календарь | Даты поступлений и выплат, остаток денег | От недели до квартала, шаг день или неделя | Когда и хватит ли денег |
| БДДС | Движение денег по статьям | Месяц и квартал | Сколько по статьям |
| Бюджет (БДР) | Доходы, расходы и прибыль | Месяц, квартал, год | Заработаем ли |
Эти документы связаны между собой: на основании данных БДДС разрабатывается платёжный календарь, и он детализирует БДДС до конкретных дней [8]. Если БДДС показывает месячные суммы, календарь раскладывает их по неделям: кто, когда и сколько платит. Малому бизнесу без бюджета я бы советовал начать с календаря, а БДДС добавить следом. Подробности о том, как устроены БДР и БДДС в бюджете компании, есть в отдельной статье, здесь пересказывать их не буду.
Как выглядит платёжный календарь в Excel: листы шаблона?
Наш шаблон в Excel состоит из пяти листов. Три из них вы заполняете сами, лист "Календарь" считается автоматически, а "Как пользоваться" служит инструкцией. Ниже разбираю каждый рабочий лист: куда что вносить и откуда берутся цифры.
Что задаётся на листе "Настройки"?
Здесь три параметра. Дата начала, всегда понедельник: с неё отсчитываются 13 недель. Остаток денег на дату начала: сумма на всех счетах и в кассе. Неснижаемый остаток: порог, ниже которого вы не хотите опускаться, например сумма одной зарплатной ведомости. Порог задаёте сами, исходя из своих обязательных платежей.
Какие статьи есть на листе "Статьи"?
В шаблоне заведены 3 статьи поступлений и 8 статей выплат. Под свой бизнес их можно менять. Я бы держал статьи крупными: аренда, зарплата, налоги, поставщики. Когда статей десятки, календарь превращается в бухгалтерскую ведомость, и собственник перестаёт его открывать.
Как устроен реестр на листе "Платежи"?
Каждый платёж попадает сюда отдельной строкой. Колонки: дата, контрагент, статья, сумма, тип (Поступление или Выплата) и статус (План или Факт). Тип и статус выбираются из выпадающих списков. Статью вписывайте точно так, как она названа на листе "Статьи": по названию формула собирает суммы, и опечатка выбросит платёж из расчёта. Все поступления и выплаты вносите через лист "Платежи".
Что считает лист "Календарь"?
На этом листе 13 недель в колонках. Суммы по каждой статье подтягиваются из реестра формулой СУММЕСЛИМН: по статье и по датам недели. Ниже идут чистый поток недели, остаток на начало и остаток на конец недели. Если остаток на конец недели ниже нуля, ячейка заливается красным, если ниже неснижаемого остатка, жёлтым.
Так выглядит форма платёжного календаря на листе "Календарь", образец структуры:
| Строка | Неделя 1 | Неделя 2 | Неделя 3 | ... | Неделя 13 |
|---|---|---|---|---|---|
| Остаток на начало | из "Настроек" | конец недели 1 | конец недели 2 | ... | конец недели 12 |
| Поступления по статьям | СУММЕСЛИМН | СУММЕСЛИМН | СУММЕСЛИМН | ... | СУММЕСЛИМН |
| Выплаты по статьям | СУММЕСЛИМН | СУММЕСЛИМН | СУММЕСЛИМН | ... | СУММЕСЛИМН |
| Чистый поток недели | поступления минус выплаты | ... | ... | ... | ... |
| Остаток на конец | начало плюс поток | ... | -150 000 ₽, красная заливка | ... | ... |
В файле уже есть пример платёжного календаря: разрыв на третьей неделе, остаток -150 000 ₽. Разберите его до того, как вносить свои данные. Платёжный календарь в эксель выглядит так же, как в гугл таблицах: файл открывается в Google Таблицах.
Не вписывайте суммы руками на лист "Календарь". Формулы там тянут данные из реестра, и ручная цифра поверх формулы тихо сломает остаток на всех следующих неделях.
Как составить платёжный календарь за час: пошагово?
Чтобы составить платёжный календарь по шаблону, нужен час и выписка из банка. Выберите понедельник старта и внесите остаток денег, задайте неснижаемый остаток, поправьте статьи, внесите в реестр все известные платежи на 13 недель и проверьте остаток по неделям. Формулы посчитают остальное.
- Выберите понедельник старта и внесите остатокна листе "Настройки" поставьте ближайший понедельник и сумму на всех счетах и в кассе на эту дату. Остаток берите из банка, по памяти не пишите.
- Задайте неснижаемый остатоквпишите сумму, ниже которой опускаться опасно. Ориентир: обязательные платежи, без которых бизнес встанет.
- Поправьте список статейна листе "Статьи" отредактируйте 3 статьи поступлений и 8 выплат под свой бизнес.
- Внесите регулярные выплатыаренда, зарплата, налоги, кредиты, подписки. Каждую оплату на 13 недель вперёд заведите отдельной строкой со статусом План.
- Внесите поставщиков и оплаты клиентовплатежи поставщикам по счетам и оплаты клиентов по договорам с датами из договоров.
- Проверьте остаток по неделямоткройте лист "Календарь" и найдите красные и жёлтые недели. С них начинается работа с деньгами.
Как сделать платёжный календарь в Excel с нуля, без шаблона? Логика та же: реестр платежей отдельно, сводка по неделям отдельно, остаток считает формула. Шаблон экономит время на формулах и выпадающих списках. Формирование платёжного календаря на первом заходе дольше всего идёт на четвёртом и пятом шагах: приходится поднимать договоры и вспоминать, кто и когда должен заплатить. Совет: если у клиента есть история оплат с задержками, ставьте поступление по его реальной привычке платить. Оптимистичные даты оплат занижают разрыв, и он всплывает в день платежа.
На какой срок вести платёжный календарь: недели или дни?
Для собственника малого бизнеса я бы советовал горизонт 13 недель, то есть квартал, с шагом в неделю. Этого хватает, чтобы увидеть разрыв заранее и успеть договориться. Дневной шаг нужен, когда платежей много каждый день и остаток держится близко к нулю.
В источниках календарь обычно составляют на срок от одной недели до одного месяца [3]. Для оперативной работы такой горизонт годится, но собственнику он тесноват: я бы хотел увидеть разрыв заранее, а не за неделю. Чем раньше он заметен, тем больше времени на согласование действий. Поэтому в шаблоне квартал.
Шаг в неделю
- Видно квартал целиком на одном экране
- Обновление раз в неделю
- Точная дата платежа внутри недели не видна
Шаг в день
- Видно, в какой именно день не хватит денег
- Требует ежедневной сверки
- Длинный горизонт превращается в громоздкую таблицу
Многим компаниям удобно держать 13 недель по неделям. Если какая-то неделя пожелтела, распишите её по дням в реестре и следите за ней каждый день. Для ежедневного контроля понадобится отдельный расчёт остатка по дням: готовый шаблон считает остаток по неделям.
Как вести платёжный календарь раз в неделю без бухгалтера?
Вести календарь может сам собственник или офис-менеджер, бухгалтер не нужен. Раз в неделю на 20-30 минут: сверить остаток с банком, перевести оплаченное в Факт, перенести сорвавшиеся оплаты клиентов, добавить новые платежи и посмотреть на 13 недель вперёд.
Главное правило - раз в неделю обновлять таблицу и сравнивать план с фактом [2, 3]. Закрепите за этим конкретный слот, например понедельник утром. Порядок такой:
- Сверьте остаток с банком. Откройте выписку и проверьте, что расчётный остаток на начало недели совпадает с реальным. Если он расходится, поищите пропущенный платёж и сверьте суммы, даты и начальный остаток.
- Переведите оплаченное из План в Факт. Пройдите по реестру за прошлую неделю и поменяйте статус у прошедших платежей.
- Перенесите сорвавшиеся оплаты. Если клиент не заплатил, поставьте новую дату, о которой с ним договорились. Строку удалять нельзя: деньги вам всё ещё должны.
- Добавьте новые платежи: новые счета поставщиков, подписанные договоры, внеплановые расходы.
- Посмотрите 13 недель вперёд и отметьте, где появились красные и жёлтые ячейки.
Почему справляется не-бухгалтер: в календаре нет проводок и налогового учёта, только даты и суммы, которые видны в банке и в договорах. Офис-менеджеру достаточно доступа к выписке и списку договоров. Решения по красным неделям принимает собственник, данные к понедельнику готовит помощник.
Возможная ошибка: сорвавшиеся оплаты клиентов остаются в плане на прошлой неделе. Остаток выглядит больше реального, и разрыв обнаруживается в день платежа.
Что делать, если неделя в календаре стала красной?
Красная неделя означает, что остаток на конец недели ниже нуля: это кассовый разрыв. Жёлтая значит, что остаток ниже вашего порога. Варианты действий: сдвинуть выплату, ускорить поступление, перенести закупку, договориться о рассрочке или привлечь короткие деньги.
Разберу пример из шаблона. Допустим, на третьей неделе остаток уходит в -150 000 ₽. У вас есть две недели, чтобы закрыть эту сумму. Я бы начал с реестра: отфильтровать выплаты третьей недели и посмотреть, какие можно сдвинуть без штрафов. Затем проверить поступления: кого из клиентов можно попросить оплатить раньше или внести аванс. Закупку, без которой третья неделя обойдётся, переносите на четвёртую или пятую.
Инструменты быстрого реагирования известны: отодвинуть оплаты, договорившись с поставщиком об отсрочке; подвинуть ближе поступления, попросив авансы у клиентов; раздробить оплаты на более мелкие и частые; продать или сдать в аренду оборудование [5]. Есть и заёмные варианты. Факторинг позволяет продать дебиторку и получить до 90% от суммы сразу, овердрафт даёт кредитную линию с лимитом минуса [5]. Каждое решение сразу вносите в реестр: поменяли дату выплаты, поменяйте её и в таблице. После этого неделя должна выйти хотя бы в жёлтую зону.
Когда таблицы мало и пора ставить управленческий учёт?
Excel перестаёт справляться, когда у бизнеса несколько юрлиц и счетов, факт приходится собирать вручную из разных банков и касс, а отчёта о прибыли нет вовсе. Календарь показывает движение денег, но о том, зарабатывает ли компания, ничего не говорит.
Для планирования денег нужны отчёты о движении денежных средств, о прибылях и убытках, баланс и контроль оборотного капитала [9]. Календарь закрывает только первую часть. Если непонятно, почему денег не хватает при растущей выручке, разберитесь, какие отчёты управленческого учёта нужны собственнику. Автоматизация платёжного календаря - отдельный вопрос: для неё есть сервисы и 1С.
Следующих шагов обычно два. Первый: поставить управленческий учёт под ключ, чтобы деньги, прибыль и баланс сходились в одной системе. Второй, для компаний, которые планируют рост и привлечение денег: финансовая модель бизнеса на три года.
Какие вопросы задают о платёжном календаре чаще всего?
Коротко отвечаю на вопросы, которые возникают у собственников перед тем, как начать вести шаблон: кто ведёт, где вести, чем календарь отличается от БДДС, как часто обновлять и что делать с неоплатившим клиентом.
Кто должен вести платёжный календарь?
Собственник или офис-менеджер с доступом к банковской выписке и договорам. Бухгалтер не нужен: в календаре только даты и суммы. Обновление занимает 20-30 минут в неделю, решения по красным неделям принимает собственник.
Можно ли вести платёжный календарь в Google Таблицах?
Да. Шаблон работает в Excel, а ещё открывается в Google Таблицах и LibreOffice.
Чем платёжный календарь отличается от БДДС?
Календарь показывает, когда придут и уйдут деньги и каким будет остаток по неделям или дням. БДДС планирует движение денег по статьям на месяц и квартал укрупнённо [7]. Календарь детализирует БДДС [8].
Как часто обновлять платёжный календарь?
Раз в неделю, сверяя план с фактом [2, 3]. Если неделя стала жёлтой или красной, следите за ней ежедневно до тех пор, пока остаток не вернётся выше порога.
Что делать, если клиент не заплатил в срок?
Не удаляйте платёж: перенесите его на новую согласованную дату и посмотрите, не ушла ли какая-то из 13 недель в красное. Если ушла, сдвигайте выплаты или ускоряйте другие поступления [5].
С чего начать прямо сейчас?
Скачайте шаблон и потратьте час на первое заполнение. Если цифры приходится собирать из разных мест, у компании несколько юрлиц и счетов, а отчёта о прибыли нет, пора строить систему. Neuron Group помогает поставить управленческий учёт под ключ: напишите нам, и мы обсудим вашу ситуацию на консультации.